クーリングオフ手続の代行と ご相談
澤田行政書士事務所
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 行政書士がクーリングオフ手続を代行します
内容証明郵便 で証明できること
内容証明郵便は、簡単に言えば、

通知書に書いた内容を、
郵便局が証明してくれる

郵便局による「内容の証明」のサービスです。

内容証明郵便であれば、文書に書いた内容の証明を受けることができるため、

クーリングオフの意思表示を書いた事実
誰から誰に意思表示が行われたのか
クーリングオフ期間内に発信されたこと

クーリングオフの意思表示を行った事実について、争う余地がなくなります。

クーリングオフ手続後に、業者側から何の連絡も来ない場合でも、「クーリングオフは本当に成立したのか・・」という不安を払拭することができます。
ハガキは内容証明を利用できません
ハガキ、簡易書留、特定記録郵便では
内容証明は利用できません。
つまり、ハガキに書いた内容は、
証明を受けることができません。
ハガキの表裏のコピーには、
日付の消印や、
証明文を入れることはできません。
内容証明郵便 と ハガキの違い
記載内容の証明
内容証明 あり
ハガキ 書留 なし
ハガキ 簡易書留 なし
ハガキ 特定記録 なし
ハガキ 普通郵便 なし
メール便 なし (信書不可)
電話 なし
書面ではない
Eメール

発信日の証明
内容証明 あり 証明文あり 消印
ハガキ 書留 あり 証明文なし 消印
ハガキ
簡易書留
あり 証明文なし 消印
ハガキ
特定記録
あり 証明文なし 消印
ハガキ
普通郵便
なし 手元には残らない
メール便 信書を送ることはできない
電話 客観的な記録が残らない。
そもそも書面ではない。
Eメール
内容証明郵便は書き方にルールが
上記の表のとおり、内容証明郵便は確実な証拠書類となりますが、「作るのに煩雑なルールがある」 という注意点があります。

証明を受けるためのルールが厳格なため、証拠書類としての価値があります。

郵便局で内容の証明を受ける際のルール
例  1ページにつき、
    1行20文字×26行以内の字数制限
例  同じ文書を3枚作成して持参
例  被通知人・通知人の記載が、
    宛名・差出人と
    一致していなければならない
例  普通の郵便局では扱っていない
単に郵便窓口で「内容証明で」と言えばよい訳ではありません。
ハガキで内容証明は利用できません。

内容の証明を受けるためには、必要な条件を充たした書面を差出人の側で用意し、
特殊郵便物を扱う郵便窓口 (集配局など)に持参して、
郵便認証司の認証を受ける必要があります。
普通の郵便局で内容証明は扱ってません。
意外によくある質問
内容証明郵便はどこで配布していますか?
郵便局に置いてあるんですか?
どこに用紙を取りに行けばいいんですか?

という質問が頻繁に寄せられていますが、

内容証明は、郵便局で配布していません
どこかで配布している訳でもありません
内容の証明を受けるために、
必要な条件を充たした書面を、
差出人が自分で作成し、
郵便窓口に持参する必要があります。
販売店の住所が架空だった場合や
転居先不明で届かなかった場合も
内容証明郵便による手続であれば、
もし相手業者の住所が

架空の住所だった場合
既に転居し、転居先不明の場合
私書箱など、レンタル郵便受けの場合
業者が不在で受け取らなかった場合
業者が受け取り拒否した場合
郵便物が紛失した場合
業者が郵便物を捨ててしまった場合

内容証明郵便であれば、たとえ相手に届かなかった場合でも、

契約書に書かれた住所に宛てて
クーリングオフの通知書を発信した事実
発送した日付け

を証明できますので、

仮に相手業者に届かなかったとしても、
それは相手業者の責任となります。

クーリングオフは発信主義であり、クーリングオフの書面を発信した時点で法的な効力が発生します。

相手に届かなくても、クーリングオフの法的効力が生じます。(ごく一部の例外を除きます)
内容証明郵便の仕組みについて
内容証明郵便とは、簡単に言えば、

通知書に書かれた内容を
郵便局が証明してくれる

郵便局の「内容の証明」のサービスです。

一般書留 内容証明 配達証明

を組み合わせた特殊取扱郵便物で、特殊郵便を扱う郵便窓口(集配局など)でのみ受け付けています。普通の郵便局では扱っていません。

内容証明郵便の差出しに際しては、郵便認証司による「内容の証明」を受けるために、同じ文書を3枚作成して郵便窓口に持参します。

文字数制限 (1ページあたり1行20文字×26行以内)、内容文書と謄本2通の作成、差出人と受取人の記載の確認など、

様式に不備が無いかの確認を受け、郵便認証司の認証を受けた後に、3枚それぞれに下記のような証明文が付与されます。

この郵便物は平成○年○月○日第12345号書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します。
           日本郵便株式会社
 郵便認証司
 平成○年○月○日 差出日消印

「証明文」の付与を受け、
「消印」「郵便認証司の印」が押され、
「書留郵便物番号」を付与された
3枚の文書は、
3枚のうちの1枚は、
郵便局に証拠として5年間保管されます。
3枚のうちの1枚は、
本人控えとして、
差出人にその場で返却されます。
そして、残る1枚が、
相手業者に発送されます。
配達証明を利用すれば、
相手業者に配達された日付を証明する
「配達証明書」が、
後日差出人に送られてきます。

内容の証明を受けた同一の文書を、差出人と相手業者が受け取り、郵便局にも同じ文書が保管されるため、

文書に書かれた内容、消印、差出日、証明を受けた日付、書留郵便物番号など、後から改竄する余地が無くなりますので、クーリングオフ手続きを行った、確実な証拠書類となります。
内容証明郵便の必要性について 参考
旧建設省 (現 国土交通省) の通達では、

申し込みの撤回や契約の解除(クーリングオフ)に際しては、単に書面で手続をするだけでなく、

この書面に証拠力を持たせるためには
配達証明付内容証明郵便が適当である
のでその旨周知させるよう務めること

クーリングオフの書面に証拠力を持たせるには、内容証明郵便が適切な方法であり、購入者の保護のためにも周知させるよう通達しています。

昭和63.11.21 建設省 不動産業課長通達

第十 事務所等以外の場所においてした
    買受けの申込みの撤回等について

(法第三十七条の二関係)四
申込みの撤回等の方式

申込みをした者又は買主は撤回等の意思表示を書面をもつてしなければならないこととされているが、これは、後日の紛争を避け、撤回等の意思表示がなされたことを明確に証拠付けるためであること。したがつて、この書面に証拠力を持たせるためには配達証明付内容証明郵便が適当であるのでその旨周知させるよう務めること。また、この書面による意思表示については、購入者等の保護の観点から発信主義がとられていることに留意すること。

もちろん、「絶対に内容証明郵便でなければならない」という意味ではありませんが、確実な手続きを望む場合、内容証明郵便が最も確実な証拠方法となります。
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