内容証明郵便の書き方

内容証明郵便は郵便法・郵便規則などにより細かく書き方が指定されています。文字数制限や契印、訂正印など、かなり面倒な決まりごとがあり、慣れない方には苦痛に感じるかも知れません。

内容証明郵便は、同じ内容の文書を3枚作成します。一枚は相手方に差出し、一枚は郵便局に保管、残る一枚は差出人控えとなります。用紙のサイズに特に決まりはありませんが、一般的には市販(写真例)の用紙を用いる事が多いようです。

用紙は3枚つづりになっており、カーボンコピーや感圧紙などにより3枚複写が可能となっているものが多く、また価格は500〜600円のものが多いようです。少し大きな文房具店などによく置いてあります。


法律家は市販用紙を用いずに、A-4用紙にワープロ打ちをする事が多いようです。私もA-4横書きでワープロ打ちする事が殆どです。

理由としては、ワープロで作成した方が簡便という事もありますが、市販用紙を使うと、相手方から「内容証明を出すのにわざわざ市販用紙を使うのか?」という印象をもたれる、あるいは市販用紙の赤くきつい紙面に相手方が不快感を覚え、話合いがこじれるケースがある、などが挙げられます。

まあこの辺りは個々の好みの問題です。



市販用紙例 (縦20字 横26行)






市販用紙は、書きなれない方でも書きやすいように、マス目が規定の字数・行数にしてあるなどの工夫がされています。使ってみると結構重宝します。


1 記載は規則によりおおむね以下の如く決められています。
   
   縦書き 1行20字以内、1枚26行以内
   横書き 1枚20字以内 1行26行以内

   つまり、一枚に付き最大520字以内という事になります。

2 使用する文字は仮名、漢字、数字、一般に使用される記号
  (句読点、かっこ等)のみ。英字は固有名詞の場合のみ使用可。
  句読点等は1個に付き1字換算となります。特殊な記号は
  使用不可。挨拶文(拝啓、敬具等)はあまり使いません。

3 文章末尾にする押印は任意ですが、お約束として差出人印を
  押印します。無くてもあまり問題はありません。
  もちろん実印である必要はありません。

4 文章中の文字の訂正、挿入、削除は欄外に「何行目何字削除、
  何字加入」など明記して押印。訂正、削除とも、元の文字は
  読めるように消さなくてはなりません。
  塗り潰しは不可。差出し時には訂正用に印鑑を持参した方が
  よいでしょう。差出時の訂正は意外に多いです。
  印鑑は三文判でOKです。
 
5 差出人と受取人の住所・氏名を、末尾余白に記入します。
  封筒記載の差出人・受取人の住所氏名は文面記載と一致して
  いなければなりません。ここの部分でよく訂正を求められます
  のでご注意を。封筒の予備を持参すると良いかもしれません。

6 複数枚となった場合、つづり目に割り印をしなければなりません。
  よく分からない場合はハンコとホッチキス持参して、窓口で
  教えてもらうと早いかもしれません。

 。。。結構めんどくさいです。(;´Д`)




  [ 内容証明郵便の郵便料金 ]

  内容証明郵便はポストからは投函できません。

  内容証明郵便は、普通の郵便局では発送出来ません。

  差出は集配郵便局および地方郵便局長の指定する郵便局
    (いわゆる本局)に限定されています。最寄の郵便局にお尋ね下さい。

  文書は必ず封書とし、封筒に記載する宛先・差出人は
   書面記載内容と一致する必要があります。

  文書は3通分作成し、1通は相手方に送付、1通は郵便局に
   証拠として保管、残る1通は差出人控えとして返却されます。

  内容証明郵便は、封筒を開封したまま3枚とも郵便局に提出し、
   手続きを受けます。 封は郵便局職員の立会いのもとで行ない、
   その際、内容が同じであるか、文字数は決められた範囲内で
   あるか、などが確認されます。

  枚数が2枚以上になる場合、綴り目に契印を押印します。

  切手はあらかじめ貼っておく必要はありません。

  不備がある場合、捺印を求められる場合がありますので、
   必ず印鑑をお持ち下さい。印鑑は認め印で構いません。
   実印である必要はありません。(シャチハタ印は不可)

  集配郵便局(配達を行う局)等では、通常窓口が閉まって
   いても、時間外窓口で引き受けます。24時間対応している
   場合もあります。お近くの郵便局にお尋ね下さい。










参考 旧 郵便規則

(内容証明の取扱い)

第127条 公社は、郵便物の内容たる文書の内容を証明する内容証明の取扱いをします。

2 内容証明(点字内容証明を除きます。以下この節において同じとします。)とする郵便物(以下「内容証明郵便物」といいます。)は、集配郵便局及び公社が別に定める郵便局(以下「内容証明取扱局」といいます。)において、次により取り扱います。

(1) 第129条(内容証明郵便物の差出方法)の規定により提出された内容たる文書とその謄本とを対照して符合することを認めたときは、内容たる文書及び謄本の各通に、差出年月日、その郵便物が内容証明郵便物として差し出された旨及び郵便局長名を記載し、並びに通信日付印を押印すること。

(2) 謄本のうち1通は、郵便局においてこれを保存し、これと内容たる文書及び他の謄本とを通信日付印で契印すること。

(3) 謄本が2枚以上あるもののつづり目及び謄本の文字又は記号の訂正、挿入又は削除に関する記載がある所には、通信日付印を押印すること。

(4) (1)から(3)までの規定により証明された謄本のうち郵便局において保存するもの以外のものは、差出人に交付すること。

(5) (1)及び(2)の規定により証明した内容たる文書は、郵便局職員の立会いのもとで差出人においてこれを郵便物の受取人及び差出人の氏名及び住所又は居所を記載した封筒に納めて封かんしていただいた上で送達すること。

(注) 第2項の公社が別に定める郵便局は、支社が指定した郵便局とします。


(内容証明の取扱いをする郵便物)

第128条 内容証明の取扱いは、仮名、漢字及び数字のみを記載した文書1通のみを内容とする通常郵便物につき、これをします。

2 前項の文書には、英字(固有名詞に限ります。)及び括弧、句点その他一般に記号として使用されるもの(以下「英字等」といいます。)を記載することができます。

3 内容証明郵便物は、一般書留としていただきます。


(内容証明郵便物の差出方法)

第129条 内容証明郵便物を差し出すときは、内容たる文書のほかその謄本2通に内容証明料を添えて、内容証明取扱局に提出していただきます。ただし、2通以上の郵便物でその内容たる文書の内容を同じくするもの並びに内容たる文書のうち名あて人の氏名及び住所又は居所のみを異にする2通以上の郵便物でそれぞれの名あて人にあてたものについては、その内容たる文書のすべてを通じて謄本2通を提出していただきます。


(内容証明郵便物の謄本の作成方法)

第130条 内容証明郵便物の謄本は、次により作成していただきます。

(1) 1行20字(記号は、1個を1字とします。以下同じとします。)以内、1枚26行以内で作成すること。ただし、謄本を横書きで作成するときは、1行13字以内、1枚40行以内又は1行26字以内、1枚20行以内で作成することができる。

(2) 謄本の文字又は記号は、これを改ざんしないこと。文字又は記号を訂正し、挿入し、又は削除するときは、その字数及び箇所を欄外又は末尾の余白に記載し、これに押印し、訂正又は削除に係る文字は明らかに読み得るよう字体を残すこと。

(3) 謄本の枚数が2枚以上にわたるときは、そのつづり目に契印をすること。

(4) 内容たる文書が名あて人の氏名及び住所又は居所のみを異にする2通以上の郵便物でそれぞれの名あて人にあてたものの謄本には、内容たる文書の名あて人の氏名及び住所又は居所を記載しないこと。

(5) 謄本には、郵便物の差出人及び受取人の氏名及び住所又は居所をその末尾余白に付記し、又は別に記載して添付すること。ただし、その氏名及び住所又は居所が内容たる文書に記載されたものと同一であるときは、内容たる文書が名あて人の氏名及び住所又は居所のみを異にする2通以上の郵便物でそれぞれその名あて人にあてたものを除き、その付記又は添付を省略することができる。

2 前項(2)の場合において文字の訂正又は挿入により520字を超えた謄本は、料金の支払に関してはこれを2枚として計算し、前項(5)の付記又は添付については、その文字又は添付したものを謄本の字数又は枚数に算入しません。


(再度証明の請求)

第134条 内容証明郵便物及び点字内容証明郵便物の差出人は、第136条(内容証明郵便物等の謄本の保存期間)に規定する謄本の保存期間内に限り、差出郵便局(点字内容証明郵便物の差出人にあっては、点字内容証明取扱局を含みます。次項において同じとします。)にその郵便物の内容たる文書の謄本を提出して、次に掲げる証明を受けることができます。この場合には、郵便物の受領証を提示していただきます。

(1) 内容証明郵便物に係る謄本
第127条(内容証明の取扱い)第2項(1)から(3)までに規定する取扱いによる証明

(2) 点字内容証明郵便物に係る謄本


(内容証明郵便物等の謄本の閲覧請求)

第135条 内容証明郵便物及び点字内容証明郵便物の差出人は、次条(内容証明郵便物等の謄本の保存期間)に規定する謄本の保存期間内に限り、差出郵便局(点字内容証明郵便物の差出人にあっては、点字内容証明取扱局)にその郵便物の受領証を提示して謄本の閲覧を請求することができます。


(内容証明郵便物等の謄本の保存期間)

第136条 差出郵便局における内容証明郵便物に係る謄本及び点字内容証明取扱局における点字内容証明郵便物に係る謄本の保存期間は、5年とします。


(内容証明郵便物等のあて名変更の請求)

第137条 内容証明郵便物及び点字内容証明郵便物については、あて名の変更を請求することができません。



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